メールは後に残るもの
失礼なメール、出していませんか？
1. ビジネスメールは丁寧に、そして簡潔に
ビジネスメールは「簡潔」に書くのが基本です。
しかし、「簡潔」を飛び越えて「ぶっきらぼう」なメールも多いのです。
「簡潔」というのは、話の内容がスムーズに相手に伝わることです。
ビジネスメールは、気心知れている友人に出すメールではありません。
ですから、より一層の配慮が必要となるのです。
送信ボタンを押す前に、良い印象を与えているかどうか、確認をしましょう。
例えば、下記のメールはどのうような印象を受けますか？
封筒の申込みの件ですが、ご注文数が2冊とございました。弊社では5冊からの販売となっております。数量を確認の上、再度ご注文下さい。
必要最低限のことしか書いてありません。
敬語も使っていますが、好感が持てません。
お客様に対して失礼な印象を受けます。
では、同じ内容でも、
グリーンサン企画株式会社
総務部長 山下 義則 様
いつもお世話になっております。
封筒のお申込みありがとうございました。
さて、封筒の冊数ですが、2冊とございました。誠に申し訳ございませんが、弊社では5冊からの販売となっております。
恐れ入りますが、数量を確認の上、再度ご注文いただけませんでしょうか。
お手数をお掛けいたしますが、よろしくお願いいたします。
株式会社 ヨシダ文具
田中 芳樹
ＴＥＬ：○○○○
Ｍａｉｌ：○○○○
これならば、お客様を不愉快な気持ちにさせることはないでしょう。
Ｅ-メールはお客様との大切なコミュニケーションツールです。
「簡潔」と「ぶっきらぼう」を履き違えないように、気をつけて下さい。
2. 相手の名前を省略するのは非礼です
Ｅ-メールの普及に伴い、個人アドレスを持つ企業も多くなりました。
個人アドレスに送付すれば、本人に届くことは間違いありません。
しかし、だからと言って、相手の名前を省略してはいけません。
名前は大切なものです。
「ビジネスメールは丁寧に、そして簡潔に」の章でも例文で挙げましたが、
きちんと相手の名前を書くのと書かないのでは印象が違います。
例え、親しい取引先の方であろうとも、名前は省略しないようにしましょう。
3. 署名をつけましょう
署名の設定をしておくと便利です。
アウトルックエクスプレスでは、
「ツール」→「オプション」で署名を選びます。
「新規作成」をクリックして、「署名の編集」で作成します。
署名の設定は、メールを書く時間の短縮にもなります。
４. Ｅメールは35文字を目安に
相手が読みやすい文章を心掛けましょう。
１行の文字数は、35文字以内に収まるようにします。
行数が長くなる時は、 段落ごとに行間を開けるようにしましょう。
5. 送信者名は日本語で
多くのパソコン利用者は、メールソフトを立ち上げると、まず迷惑メールの削除をします。
その時に基準となるのが、送信者名と件名です。
送信者名がローマ字になっていると、迷惑メールと間違って削除されてしまう可能性が高まります。そのような間違いのないように、送信者名がきちんと、日本語になっているか、確認しましょう。
また、ビジネスメールであれば、個人名ではなく、「会社名と個人名」の両方を送信者名にした方が良いでしょう。
6. 返事はすぐに、早いほど良い
メールの返信が遅い会社と早い会社では、やはり早い会社の方が業績は伸びています。
返信が早いということは、お客様への印象が良いだけではなく、
業務スピードも早くなっていくからです。
「クイックレスポンス」を大きなテーマとして取り組んでいる会社も少なくありません。
