社員研修のグリーンサン企画

社員研修、社員教育を熱く推進するグリーンサン企画株式会社

― 人材育成の悩みに心を傾ける社員研修のコンサルティングファーム ―

メールのマナー

メールは後に残るもの

失礼なメール、出していませんか?

メールのマナー

1. ビジネスメールは丁寧に、そして簡潔に

ビジネスメールは「簡潔」に書くのが基本です。

しかし、「簡潔」を飛び越えて「ぶっきらぼう」なメールも多いのです。


メールの「内容はわかりやすいか」「印象は良いか」、確認をしてから送信しましょう。


下記の文章例は、実際のメールです。印象はいかがでしょうか。

 

封筒の申込みの件ですが、ご注文数が2冊とございました。弊社では5冊からの販売となっております。数量を確認の上、再度ご注文下さい。

 

敬語を使っていますが、これだけでは好感が持てません。お客様に対して失礼な印象を与えます。


では、同じ内容でも、もう少し丁寧にしてみましょう。

 

グリーンサン企画株式会社
総務部長 山下 義則 様

 

いつもお世話になっております。

封筒のお申込みありがとうございました。

さて、封筒の冊数ですが、2冊とございました。誠に申し訳ございませんが、弊社では5冊からの販売となっております。

恐れ入りますが、数量を確認の上、再度ご注文いただけませんでしょうか。

お手数をお掛けいたしますが、よろしくお願いいたします。

 

株式会社 ヨシダ文具
田中 芳樹
TEL:○○○○
Mail:○○○○

 

これならお客様を不愉快な気持ちにさせることありません。

メールはお客様との大切なコミュニケーションツールです。

「簡潔」と「ぶっきらぼう」を履き違えないように、気をつけましょう。

2. メールでやってはいけないこと

メールで絶対にしてはいけないことは、マイナスの感情をメールで発信することです。LINEも同じです。

 

メールやLINEは後に残ります。

 

喜びや感謝、プラスの感情はどんどん伝えてかまいませんが、マイナスの感情はやめましょう。文章にするとマイナスの感情は相手に与えるインパクトが大きくなります。ほんの少し釘をさしておくくらいの気持ちであったとしても、受け手はどう捉えるかはわからないのです。

 

これは、取引先はもちろんのことですが、社内でも同じことです。同僚同士など、気心知れた間柄であっても、気を付けましょう。

 

マイナス感情をどうしても伝える時は、せめて電話か対面にしておきましょう。

 

3. 返事はすぐに、早いほど良い

メールの返信が遅い会社と早い会社では、早い会社の方が業績は伸びると言われています。
返信が早いということは、お客様への印象が良いだけではなく、
業務スピードも早くなっていくからです。

 

「クイックレスポンス」を心がけましょう。

 

仕事が出来る人にグンと近づきます。

 

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TEL 03-5308-5281