電話の受話器は利き手の逆の手で持ちます。

右利きの人は左手、左利きの人は右手です。
もう片方の手でペンを持ち、メモを取るからです。

電話のベルが鳴ったらすぐに出ます。
最大３コールです。
3コール以上ベルが鳴った場合は、

「お待たせしました」と言いましょう。

早く電話に出るコツは、呼び出し音量を大きくしておくことです。
目覚まし時計と同じで、大きな音で電話が鳴れば、反射的に受話器を取ることができます。

電話に出るのがこわい人がいます。

特に新入社員の皆さんには多いようです。

主な理由としては、

・自分の知らないことを聞かれたらどうしよう
・相手の社名など、聞き取れなかったらどうしよう

などの不安感が先に立つからです。

「電話にでるのがこわい」と感じる人は、

社内の人の名前や役職、業務内容、商品などを

早目に覚えるようにしましょう。

社内のことに詳しくなることによって、

自信を持って電話に出ることが出来るようになります。

また、毎日の電話にはたくさんの情報が入っています。

電話に数多く出ることで、早く会社のことを理解することも出来ます。

特に新入社員の皆さんは、失敗を恐れず、

積極的に電話に出ることを心がけましょう。

・「もしもし」　これはビジネス電話では使いません。
・「はい？」　　相手の言っていることがわからない時に、
　　　　　　　　語尾を上げて「はい？」と言うのは失礼です。
・「身内に敬称はつけません」　
　　　　　　　「山田部長はいらっしゃいますか？」の問いに対して、
　　　　　　　　×「あいにく山田部長は外出しております」
　　　　　　　　○「あいにく山田は外出しております」

　　　　　　　　　「あいにく部長の山田は外出しております」

電話となると、急に早口になってしまう人がいます。
早口では、社名が聞き取れません。

電話を掛けて来た人はせわしなく感じ、用件を急ぐようになります。

電話は普段の話し方よりも、ゆっくりと落ち着いて話すように

心掛けましょう。

• ・ 明るい声
• ・ 聞き取りやすい声の大きさ
• ・ ゆっくりと話す
• ・ 語尾を上げない
• ・ 丁寧な口調で
• ・ 笑顔で話す

相手の声が聞き取れない時
「恐れ入りますが、お電話が遠いようなのでもう一度お願いいたします」

上司や先輩に確認してお断りすることになった場合は、
「申し訳ございません、担当（上）の者から断るように言われております」
ときちんと伝えましょう。

「担当の者は只今外出しております」など、

曖昧な言い方をしていると、 何度も掛かってきて、

業務の進行を妨げることになります。

これは、どちらにとっても非効率的です。

「間に合っています」や「けっこうです」などの言葉は

相手を不愉快にさせます。

営業電話をしている人もあなたの会社のお客様かも知れません。

また、将来、どのように関ってくるかもわかりません。

営業電話だからと言って、失礼な断り方をすれば、会社の品位が疑われます。

• ・要点を正確に聞き、メモを取る
• ・復唱して、確認する
• ・相手の名前、電話番号を聞く
• ・相手に自分の名前を告げて安心させる

「グリーンサン企画の藤原です」

　※社内で社名の名乗り方を統一しておきましょう。

・相手の社名と名前、取次ぎ先を聞いたら、復唱します。

　「朝日運輸の安藤さまでいらっしゃいますね、

　　いつもお世話になっております。
　　総務の山本ですね。少しお待ち下さいませ。」

・名乗らない場合には、こちらから確認します。

　「恐れ入りますが、どちら様でしょうか」
　「恐れ入りますが、お名前頂戴できますか」

１）社内にいるが席に居ない場合
　「申し訳ございません、山本は只今席をはずしております。
　　戻りましたら折り返しお電話差し上げましょうか？」
　（会議中の場合は、メモを渡して連絡をします。）

２）外出している場合
　「申し訳ございません、山本は只今外出しております。
　　３時の帰社予定ですので、

　　戻りましたらお電話差し上げましょうか？」

　・相手の連絡先を聞きます。
　「恐れ入りますが、念のためお電話番号いただけますか？」

３）担当者不在、用件を聞く場合

　「申し訳ございません、山本は只今外出しております。
　　よろしければ私が代わってご用件承りましょうか？」

　「かしこまりました。お願いいたします。」

　「復唱させて頂きます。○○△△でよろしいですね。
　　私、藤原が承りました。お電話ありがとうございました。」