社外の人に対しては、自社の社員のことはたとえ社長であっても敬称をつけず、謙譲語を使います。例えば「部長の田中は只今外出しております。」という言い方です。しかし、社員の家族からの電話の場合は、社員に敬称をつけ、尊敬語を使います。

たとえば上司の家族からの電話を受けた時は、「○○部長にはいつもお世話になっております。部長は只今外出なさっていらっしゃいます。あと３０分ほどでお戻りになる予定ですが、いかがいたしましょうか」と尊敬語を使います。

外出中の社員にかかってきた電話で、「直接○○さんと連絡を取りたいので、携帯の電話番号を教えて欲しい」と言われることがあります。個人の携帯の電話番号は、本人の了解なしに教えてはいけません。

「こちらで連絡をとって、のちほどご連絡を差し上げます」といったん電話をきります。本人に連絡を取り、相手の意向を伝え、どのようにすればよいか指示を受けます。携帯電話に限らず、自宅の電話番号や住所も同様で、本人の了解なしに教えてはいけません。

携帯電話は、かけてくる相手の電話番号が表示されます。また、固定電話もナンバーディスプレイという相手の電話番号が表示されるサービスがあります。「非通知」設定にしていると、相手に不信感を与えます。ビジネスでは、通知設定にした方が良いでしょう。